Personvernerklæring

Informasjonskapsler/ cookies

Medietilsynet bruker informasjonskapsler på medietilsynet.no. Les om disse i vår cookie-erklæring.

Behandling av personopplysninger på www.medietilsynet.no

Novacare er vår applikasjonsforvalter og -leverandør for nettstedet www.medietilsynet.no. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på Medietilsynets egne servere. Det er kun Medietilsynet og Novacare som har tilgang til opplysningene som samles inn her. En egen databehandleravtale mellom Medietilsynet og Novacare regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til, og hvordan den skal behandles.

Innhenting av statistikk for medietilsynet.no

Vi bruker Google Analytics for webanalyse og besøksstatistikk. Tjenesten benytter informasjonskapsler. Dette blir gjort for å hjelpe oss med å analysere hvordan nettstedet brukes. Hvordan Google håndterer informasjonen er underlagt Googles retningslinjer for personvern. Medietilsynet benytter sporingskoden til Google Analytics, som anonymiserer IPadressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dette gjør at analyseverktøyet kan anslå brukerens geografiske plassering, men adressen kan ikke benyttes for å identifisere den enkelte brukeren.

Liste over konferans og -event-deltakere

Medietilsynet bruker påmeldingsskjema i Episerver (Medietilsynets CMS-løsning) når du melder deg på/ registrerer deg for arrangementer i Medietilsynets regi. I denne løsningen kan du melde deg på ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. Hvis det er servering på konferansen, ber vi deg også om å oppgi informasjon om eventuelle allergier og/eller andre behov. Vi spør også om hvilken rolle du har i relasjon til arrangementstema

Disse opplysningene bruker vi for å ha oversikt over hvilke grupper vi når gjennom arrangementene våre, og for å kunne sende ut invitasjon til å evaluere arrangementet i etterkant. 

Personvernopplysningene blir lagret på Medietilsynets egne servere og blir slettet innen 90 dager.

Hvis du har akseptert at "Medietilsynet kan sende deg informasjon om liknende konferanser i framtiden", blir følgende opplysninger lagret: navn, e-postadresse og eventuelt arbeidsplass. Denne informasjonen blir lagret på Medietilsynets egne servere, og det er kun kommunikasjonsavdelingen i Medietilsynet som har tilgang til den. Du kan når som helst be om å bli slettet fra listen ved å ta kontakt med info@medietilsynet.no

Bestilling av veiledningsmateriell

På nettsiden kan du også bestille brosjyrer og liknende materiell ved å fylle ut blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Informasjonen blir lagret på Medietilsynets egne servere.

Personopplysninger som vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell benyttes til å gjennomføre bestillingen. Innen 90 dager blir alle opplysningene bortsett fra antall og type virksomhet slettet. Disse opplysningene benyttes til å utarbeide statistikk og blir lagret på Medietilsynets egne servere. Kun Medietilsynets ansatte har tilgang til denne informasjonen. 

Bestillingsinformasjonen sendes som en excelfil til distributøren Inpublish som sender ut veiledningsmateriellet på vegne av Medietilsynet. Medietilsynet har en databehandleravtale med Inpublish – og excelfilen slettes etter utsendelse.

Nyhetsbrev

Medietilsynet sender ut nyhetsbrev om lag én gang i uken via e-post. Abonnenter registrerer seg med navn og e-post og eventuelt informasjon arbeidsplass/virksomet via påmeldingsskjemaet på tjenesten Make AS. Make Newsmail er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. E-postadressen blir ikke brukt til andre formål enn å sende ut nyhetsbrevet.

Spørreundersøkelser (Questback)

Medietilsynet benytter tjenesten Questback for å utforme, sende ut og innhente informasjon i form av spørreskjema.

I denne sammenhengen er det Medietilsynets ansvar å administrere dataene vi samler inn, inkludert å informere dem som deltar om hva vi gjør med dataene, og når/om disse slettes eller brukes til andre formål:
Undersøkelser, paneler og annet som brukes til å samle data er opprettet av Medietilsynet, og det er Medietilsynet som eventuelt gjør dem tilgjengelige for andre.

Det er Medietilsynets ansvar å sikre at innsamling og behandling av data er utført i samsvar med gjeldende lov. I henhold til direktivet og GDPR er det visse krav som må oppfylles for at personopplysninger skal samles inn og behandles. Dette inkluderer alle trinnene i behandlingen, fra å samle potensielle respondenter, sende ut invitasjoner, motta svar på undersøkelser og behandle dataene når de samles inn.

Medietilsynet må selv sørge for at innsamlingen og behandlingen er i samsvar med gjeldende lover. Questback behandler ikke personlige data til andre formål eller på annen måte enn de blir instruert av sine kunder.

Saksbehandling og arkiv

Medietilsynet bruker WebSak arkiv- og saksbehandlersystem for elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. WebSak er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Acos som følger offentlige standarder (NOARK). Arkivverket har det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette.

Medietilsynet bruker også Salesforce som fagsystem for saksbehandling. Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene. Medietilsynet behandler personopplysninger for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven. 

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Medietilsynet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for å behandle klagesaker vil bli
utlevert til Kulturdepartementet eller Medieklagenemnda som er Medietilsynets klageorgan. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger. Stiftelsen Asta oppbevarer Medietilsynets historiske arkiv. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og Asta utleverer ikke opplysninger til tredjeparter. Medietilsynet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelige for allmennheten på internett.

En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig.

I offentlighetsforskriften § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet. Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i eInnsyn når innførselen er eldre enn ett år.
Vi gjør oppmerksom på at forespørsler om innsyn via eInnsyn blir oppbevart i to år

E-post og telefon

Medietilsynet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter personopplysningsloven og forvaltningsloven.
Avdelingsdirektøren i avdelingen der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

Medietilsynets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte medarbeideren er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst å gå gjennom og slette i e-postkassen hvert år. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. 

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringeren kan identifiseres. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Liste over besøkende og kamera i porttelefon

Besøkende hos Medietilsynet føres opp på en liste. Listen oppbevares i maks to år etter besøket. Ved inngangspartiet ved Medietilsynets etasjer er det montert et kamera som aktiveres når man ringer på dørklokka. Bildet av inngangspartiet vises i sanntid og lagrer et stillbilde for de 20 siste oppringningene.

Opplysninger om ansatte

Medietilsynet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Det er avdelingsdirektøren for fellestjenester som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og
fagforeningstilhørighet.

Andre opplysninger om de ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i. Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Jobbsøkere

Alle stillingssøknader blir journalført i Medietilsynets postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, blant annet søkerlister og innstillinger bevares. Det er arkivlederen som er ansvarlig for dette. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i offentlig elektronisk postjournal (dvs. personnavn/navn på søker fremkommer ikke).

Unntak:
Alle stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå bevares.
Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i Medietilsynets arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs.at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert).

Personalmapper blir ryddet når arbeidsforholdet avsluttes. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Logging i Medietilsynets fagsystemer

Medietilsynet har allminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, Medietilsynets IT-driftsleverandør Intility har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av
fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre tilsynets IKT-infrastruktur.

Behandling av personopplysninger i ulike fagprosesser

Medietilsynet tildeler konsesjoner til kringkasting og registrerer kringkastere. Tilsynets behandling av personopplysninger i slike saker innebærer at navn, telefonnummer og e-postadresser på kontaktperson, styreleder og daglig leder registreres i Medietilsynets arkivsystem (se «Saksbehandling og arkiv» ovenfor).

I tillegg registreres kontaktopplysningene i et fagsystem. Alle ansatte har tilgang til fagsystemet. Opplysningene samles inn via skjema på tilsynets nettsider eller via MinSide-løsningen i fagsystemet. De registrertes personopplysninger benyttes kun i forbindelse med saksbehandling og bransjekontakt. I tilfeller hvor det er en privatperson som registrerer kringkastingsvirksomhet blir kontaktopplysningene til søkeren registrert i arkiv og fagsystem. På samme måte som ovenfor benyttes personopplysningene kun i forbindelse med saksbehandling og bransjekontakt. Personopplysninger som Medietilsynet lagrer blir slettet når opplysningene ikke lenger er nødvendige for behandlingen og annen lovgivning ikke setter begrensninger for sletting.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendige for å utøve offentlig myndighet.

Tilskuddsordningene

Medietilsynet forvalter ulike støtteordninger for å oppnå et mangfoldig medietilbud over hele landet. Tilsynet behandler i denne forbindelse personopplysninger i form av navn, e-post og telefonnummer til kontaktperson, prosjektansvarlig og eventuelt økonomisk ansvarlig som blir samlet inn via elektronisk søknadsskjema eller MinSide-løsning i fagsystemet. Disse kontaktopplysningene blir lagret i Medietilsynets arkiv og fagsystem (se «Saksbehandling og arkiv» ovenfor) slik at tilsynet kan behandle søknaden, og for at tilsynet på en effektiv måte kan komme i kontakt med aktøren.

Mastergradsstudenter kan søke Medietilsynet om stipend gjennom tilskuddsordningen for anvendt medieforskning. Personopplysninger som tilsynet behandler i forbindelse med søknadsprosessen er navn, adresse, telefon, høyere utdanning, stilling/akademisk grad og karakterer fra avlagte universitets- og høyskolestudier. Opplysningene lagres i tilsynets arkivsystem (se «Saksbehandling og arkiv» ovenfor). Personopplysninger som Medietilsynet lagrer blir slettet når opplysningene ikke lenger er nødvendige for behandlingen og annen lovgivning ikke setter begrensninger for sletting. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 e), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å utøve offentlig myndighet.

Barne-, ungdoms- og voksenpanel

Medietilsynet bruker publikumspaneler for å få innspill og tilbakemeldinger på arbeidet vi gjør rundt barn og unges mediebruk og kritiske medieforståelse. Barnepanelene rekrutteres fra skoler i lokalmiljøet, og skriftlig samtykke hentes inn fra foresatte. Ingen personopplysninger om barna lagres elektronisk. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake. Navn og e-postadresse på deltakerne i foreldrepanelet lagres i et internt register i Medietilsynet. Informasjonen deles ikke med andre og slettes når medlemmene går ut av panelet. Kommunikasjonen med ungdoms- og foreldrepanelet skjer via lukkede grupper på Facebook der kun deltakerne kan se innholdet. Gruppene slettes når nye paneler etableres. 

Film- og videogramregister

Medietilsynet bruker et fagsystem til å registrere kinofilmer som skal aldersklassifiseres, og videogram som skal omsettes i næring. Kontaktperson og -informasjon (navn,
telefonnummer og e-postadresse) registreres i arkivet og i fagsystemet som en del av distributøropplysningene. De registrerte personopplysningene benyttes kun i forbindelse med saksbehandling og bransjekontakt. Alle ansatte har tilgang til fagsystemet. 

Annen relevant lovgivning

I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Medietilsynets behandling av personopplysninger:

• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Medietilsynet praktiserer meroffentlighet, det vil si at tilsynet så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i Medietilsynet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet
  om innsyn i sakens dokumenter.
• Arkivloven gir regler om hvordan vi skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevere dem til arkivinstitusjon.
• Medietilsynet er tilsynsmyndighet etter kringkastingsloven med forskrift og bildeprogramlov. Saksbehandlingen som følger av dette vil kunne innebære behandling av personopplysninger.

Rettigheter til informasjon og innsyn 

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om hvordan virksomheten behandler personopplysninger. Medietilsynet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Medietilsynets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger.

Vedkommende har også rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger, eller opplysninger Medietilsynet ikke har adgang til å behandle, blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Medietilsynets ansvarlige

Medietilsynet, ved direktøren, er ansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer dette frem under det enkelte punkt over. Delegeringen omfatter kun oppgavene – ikke ansvaret.

Denne erklæringen oppdateres fortløpende ved behov eller endringer i praksis.